Nella società giapponese, dove il gruppo di appartenenza assume una maggiore rilevanza rispetto all’individuo, il biglietto da visita (名刺, meishi) rappresenta una chiave di accesso per conoscere l’interlocutore e nessun affare può avere inizio prima dello scambio, poiché è lo scambio stesso a sancire l’inizio della relazione.
Un po’ come avviene in Italia, i biglietti da visita giapponesi recano i propri contatti e lo status sociale o lavorativo di una persona e vengono in genere scambiati durante fiere, colloqui e meeting di lavoro, ma la verità è che un biglietto da visita può tornare utile anche per le occasioni più informali e inattese. Avere sempre con sè un biglietto da visita è sicuramente un buon modo per fare un’ottima impressione sui giapponesi, quindi prima di andare in Giappone vi consiglio caldamente di stamparne un paio, potrebbero tornarvi utili.
IL RITUALE DELLO SCAMBIO
La business etiquette giapponese, ovvero l’insieme delle regole comportamentali da seguire nella conduzione degli affari in terra nipponica, è molto probabilmente una delle più sofisticate e formali al mondo, e se è vero che i giapponesi vi aderiscono con un certo rigore, è altrettanto vero che si mostrano alquanto comprensivi nei confronti dei loro partner stranieri. Detto ciò, un rituale che uno straniero che si appresta a fare business in Giappone deve assolutamente conoscere è quello relativo allo scambio dei biglietti da visita, il meishi koukan. L’incurante gestione di un meishi durante una riunione o un colloquio di lavoro, infatti, può pregiudicare la trattativa sin dall’inizio.
Nella cultura giapponese tutto è ordine e disciplina, e anche lo scambio dei biglietti da visita deve avvenire secondo determinati passaggi non casuali. Innanzitutto bisogna assicurarsi che il meishi non abbia angoli spiegati o stropicciature che possano comprometterne l’aspetto. Di norma il biglietto deve essere estratto da un portabiglietti, possibilmente in pelle (o similpelle). L’educazione è fondamentale ed è quindi necessario utilizzare entrambe le mani per porgere il biglietto, a livello del torace, con il pollice e l’indice di ogni mano che afferra un angolo della carta, assicurandosi che il nome sia rivolto verso il destinatario e accennando un lieve inchino durante lo scambio. Bisogna anche fare attenzione a non coprire le scritte con le proprie dita durante la consegna.
Durante lo scambio dei biglietti, ci si deve presentare con alcune frasi di rito e, una volta che lo si ha ricevuto, bisogna leggerlo mostrando un certo interesse, evitando di riporlo immediatamente. Dopo averlo osservato con attenzione per diversi secondi, va riposto all’interno di un portabiglietti, e non nella tasca dei pantaloni o della giacca, perché potrebbe stropicciarsi e questo equivarrebbe ad una profonda mancanza di rispetto.